Privacy en algemene informatie

Ben je een jonge deelnemer aan onze stages?

We hebben ook een vereenvoudigde versie van deze tekst. Klik hier om naar de privacyverklaring voor minderjarigen te gaan.

"Play & Sport stages vzw" met maatschappelijke zetel te 2390 Malle, Antwerpsesteenweg 338a bus 5, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0547.602.117 (hierna “Play & Sport”, “ons” of “wij”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via de website en, in het algemeen, wanneer Play & Sport jouw gegevens verwerkt wanneer je gebruik maakt van onze diensten.

Wij doen alles wat mogelijk is om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

We organiseren diverse sportactiviteiten en stages voor kinderen, jongeren en volwassenen. Voor een aantal van deze ondersteuningen verwerken we je persoonsgegevens. Als Play & Sport zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in het algemeen vragen hebt, kan je hier contact met ons opnemen.

Door het verstrekken van persoonsgegevens, word je geacht het gebruik van jouw persoonsgegevens te hebben erkend in overeenstemming met deze privacyverklaring.

De Privacy Officer van Play & Sport kan worden bereikt per brief op voormeld adres of via e-mail op privacy@playsport.be.

Als je vragen hebt over onze verwerking van jouw gegevens, kan je ons contacteren op voormeld adres of via privacy@playsport.be

In deze pagina’s willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en hoe je onze diensten mag gebruiken. Indien je de informatie over een thema in detail wil lezen, kan je het gewenste onderwerp aanklikken.

Om het je makkelijk te maken, groeperen we algemene informatie in deze rubriek. Klik voor meer details verder door naar de detailpagina’s met meer uitleg.

SAMENVATTING

We beperken ons tot het bijhouden van enkel de noodzakelijke gegevens.

Om je activiteiten aan te bieden, je te informeren en om antwoorden op je vragen te geven, gebruiken we je persoonsgegevens. Zo kunnen we je contacteren en op de hoogte houden. Soms is het nodig bepaalde gegevens bij te houden om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (bv. in onze boekhouding).

Je persoonsgegevens worden binnen de organisatie, of in samenwerking met een dienstenleverancier, gebruikt. Verder delen we je gegevens enkel met overheidsinstellingen of andere organisaties indien dit noodzakelijk is, of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Om onze werking te evalueren worden sommige gegevens achteraf bijgehouden. Zo kunnen wij een evolutie van onze werking in kaart brengen. Deze statistische verwerkingen voeren we enkel uit op de noodzakelijke gegevens daarvoor. Andere gegevens worden geschrapt of geanonimiseerd.

Technische en organisatorische maatregelen zorgen voor een correcte beveiliging van de persoonsgegevens. Op die manier willen we onze informatica infrastructuur bedrijfszeker en veilig houden.

De website gebruikt cookies. Zo kan de website onthouden dat je reeds een login deed. Wij kunnen op die manier ook zien of onze website gebruiksvriendelijk is, en welke thema’s belangrijk zijn voor jou.

Je privacy-rechten staan op de eerste plaats. Daarom kan je ons steeds contacteren indien je vragen hebt.

We doen ons best de informatie op onze website actueel te houden, en passen die zo snel mogelijk aan als we over nieuwe informatie beschikken.

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

1. Algemene verwerkingsdoelen, verwerkingsbasis en bewaringstermijnen

ALGEMEEN

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doeleinde(n) waarvoor deze zijn verstrekt, deze doeleinden en de types persoonsgegevens die verwerkt worden zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
de verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
desgevallend per doeleinde vragen om je uitdrukkelijke, vrije en actieve toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van je rechten als betrokkene omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten, prospecten en leveranciers.

WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?

Je persoonsgegevens worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
Het organiseren van opleidingen en bijeenkomsten: inschrijvingsadministratie en beschikbaar maken van een attest van deelname (contractuele grond)
Het leveren van begeleiding in groep of individueel (opleidingstrajecten, begeleiding via …, …): dossier- en projectadministratie (contractuele grond)
Het downloaden van producten van de Play & Sport website (contractuele grond)
Het ter beschikking stellen van tools om administratieve taken uit te voeren zoals een boekhoudpakket of websitepakket (contractuele grond)
Promotie, PR en communicatie waaronder:
- Het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (toestemming)
- Het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
- Het beheren van de website (gerechtvaardigd belang)

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WE?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen of verwerken voor de volgende doelstellingen :

Identificatiegegevens : naam, voornaam en optioneel, rijksregisternummer (ifv fiscaal attest)
Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mailadres
Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum
Financiële gegevens: bankrekeningnummer
Medische gegevens: vraag naar specifieke allergiën, epilepsie, suikerziekte of astma, extra’s om aan te geven, telefoonnummer en naam huisarts in geval van nood, voor een veilige deelname aan activiteiten
Voor een vlotte deelname aan activiteiten, een bijscholing of bijeenkomst: visuele of motorische beperking of allergenen

Wij verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact).

Wij verzamelen jouw persoonsgegevens – zonder exhaustief te zijn – in de volgende gevallen:

(i) wanneer je een (arbeids)overeenkomst met ons sluit;
(ii) wanneer je je registreert op de website;
(iii) wanneer je je registreert voor de nieuwsbrief;
(iv) wanneer je het op de website voorziene contactformulier invult;
(v) wanneer je ons belt, mailt of op een andere manier met ons correspondeert dan via de website;
(vi) wanneer je solliciteert voor een functie bij PLAY & SPORT STAGES VZW.

Wij vermijden de verzameling van persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de doeleinden zoals hierboven uiteengezet.

Wij verzamelen geen contactgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten sportfederatie of -club of via een samen werking met de gemeente.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN/VERWERKERS

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider);
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, boekhoudplatform);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers, …);
het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers;
het uitvoeren en ontvangen van betalingen (banken)
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
het indienen van dossiers bij subsidiërende overheden
het verzorgen van activiteiten, vormingen en begeleidingen, die we samen met partners of externe begeleiders organiseren.

Wij geven enkel persoonsgegevens door aan verwerkers en dienstverleners waarmee we een duidelijke afspraken hebben gemaakt (verwerkersovereenkomst, contract of deontologische code).

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat je gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder geven wij de verstrekte gegevens enkel door aan derden als dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij je persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven je contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming geeft. Deze toestemming kan je te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Je persoonsgegevens kunnen verwerkt worden in landen buiten de Europese Economische Ruimte, maar alleen indien de derde partij (onderaannemer of medewerker) gevestigd is in een land dat door de Europese Commissie of de Minister van Justitie is erkend als een land met een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens, of indien de derde partij persoonsgegevens bewaart in overeenstemming met de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en daardoor een adequaat niveau van beveiliging bieden voor de verwerking van Persoonsgegevens.. In dat geval worden je persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving. Daarbij zoeken we steeds naar de beste en veiligste oplossing voor het uitvoeren van de verwerking.

We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

MINDERJARIGEN

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders of wettelijke vertegenwoordiger worden verwerkt: identificatiegegevens en privé-contactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

VERTROUWELIJKHEID

Telkens wanneer je persoonsgegevens verstrekt aan ons, zullen wij deze informatie behandelen in overeenstemming met de bepalingen van deze privacyverklaring en de wettelijke verplichtingen in het kader van de verwerking van Persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening inzake Gegevensbescherming (AVG) 2016/679.

We implementeren passende maatregelen en procedures om de persoonsgegevens die we via de website of via elektronische correspondentie verzamelen te beveiligen en te beschermen. Op deze manier engageren wij ons, voor zover als redelijkerwijs kan verwacht worden, om illegale verwerking van persoonsgegevens en onbedoeld verlies of vernietiging van jouw persoonsgegevens te voorkomen.

Wij trachten de beveiliging van jouw persoonsgegevens aldus te optimaliseren door de toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken tot personen met een "need-to-know"-basis (bijvoorbeeld: alleen PLAY & SPORT STAGES VZW en haar werknemers, medewerkers of onderaannemers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor de doeleinden zoals hierboven beschreven zullen toegang krijgen tot de gegevens).

BEWAARTERMIJN

Play & Sport stages vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten toe voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding en subsidiëring). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doeleinde verschillen.

Play & Sport stages vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar na laatste gebruik (of beëindiging van het lidmaatschap of de samenwerking). Andere gegevens worden niet langer bewaard dan een periode van 2 (twee) jaar na de laatste keer dat met jou een betekenisvol contact heeft plaatsgevonden, behoudens in geval van een uitdrukkelijke toestemming om deze gegevens langer te mogen bewaren.

Daarna bewaren we jouw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van statistisch belang zijn. Daarbij worden de gegevens geanonimiseerd of indien dit niet kan beperkt tot het absolute minimum, rekening houdend met de technische en operationele impact en mogelijkheden.

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

2. Identificatie en contactgegevens van de organisatie

Deze website is eigendom van Play & Sport stages vzw.

Naam van de organisatie: Play & Sport stages vzw
Maatschappelijk zetel: Antwerpsesteenweg 338a bus 5, 2390 Malle
Telefoon: 03 321 84 01
E-mail: info@playsport.be
Website: www.playsport.be
Ondernemingsnummer en BTW-nummer: BE0547.602.117
RPR, afdeling Antwerpen

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

3. Wettelijk kader

WAAROM DEZE VERKLARINGEN?

Zoals vereist door verschillende regelgevingen en wetten, informeert Play & Sport je over het gebruik van persoonsgegevens. Het kader hiervoor omvat voornamelijk om volgende regelgevingen en wetten:

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

4. Cookiebeleid

Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens jouw bezoek aan een website op jouw computer, tablet, smartphone, … wordt geplaatst. In dit tekstbestand wordt informatie opgeslagen.

Cookies bevatten informatie zoals bijvoorbeeld de voorkeuren of identificatie van de surfer, zodat je die informatie niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek aan dezelfde website. Sommige cookies zorgen ervoor dat een website grafisch netjes verschijnt. Andere staan ervoor in dat een websiteapplicatie correct werkt.

Play & Sport stages vzw gebruikt veilige cookies die niet meer informatie opslaan dan nodig. De informatie die we zo verzamelen met behulp van cookies helpt ons om eventuele fouten op onze website te identificeren. Cookies laten toe ook om je correcte toegangsrechten te geven. In de cookies slaan wij daarom informatie op die direct aan jou gerelateerd is.

Lees meer algemene informatie over cookies op www.allaboutcookies.org.

Controle van het gebruik van cookies

De waarschuwing die verschijnt op de verschillende pagina’s geeft je de mogelijkheid ons beleid inzake cookies te consulteren en al dan niet te aanvaarden.

In de cookiebanner kan je je keuze maken inzake het gebruik van cookies en met het opslaan en opvragen van cookies op jouw computer. Je behoudt op elk moment het recht om van mening te veranderen, de cookies te weigeren en in het verleden opgeslagen cookies te verwijderen. Op de website kan je je voorkeuren aanpassen.

Het staat je vrij instellingen van jouw browser zo in te stellen dat je daarmee het gebruik van cookies blokkeert. Hou er rekening mee dat wanneer je cookies uitschakelt, bepaalde grafische elementen misschien niet als bedoeld zullen verschijnen, of dat je bepaalde toepassingen die op onze website aangeboden worden, niet zult kunnen gebruiken. Als je verschillende apparaten gebruikt om de website te raadplegen (bijvoorbeeld jouw computer, smartphone, tablet etc.), dien je er zelf voor te zorgen dat elke browser op elk apparaat wordt aangepast aan jouw cookie-voorkeuren.

Hoe zie ik welke cookies op mijn toestel geplaatst zijn en hoe verwijder ik deze?

Als je wil weten welke cookies op jouw toestel zijn geplaatst of als je deze ook wenst te verwijderen, dan kan je hiervoor een instelling in je browser gebruiken. Via de links hieronder vind je meer uitleg over hoe je dit moet doen.

Hou er rekening mee dat het uitschakelen van cookies tot gevolg kan hebben dat bepaalde elementen of toepassingen op de website minder goed werken.

Welke cookies gebruiken we?

Om de websites te consulteren, is het aan te raden om cookies te activeren. Zonder ingeschakelde cookies is het mogelijk dat wij niet in staat zijn om jou een probleemloos bezoek op onze website te garanderen. Als je niettemin liever cookies wilt beperken, blokkeren of verwijderen, kan je dit via jouw browserinstellingen.

Hieronder vind je een lijst met de types cookies waarvan de websites gebruik maken. In het cookie pop-up venster kan je makkelijk het overzicht van de cookies raadplegen.

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn vereist voor een goede functionaliteit van onze website en kunnen niet worden uitgeschakeld in ons systeem.

Gewoonlijk worden deze cookies ingesteld door jouw acties in het aanvragen voor onze diensten. Voorbeelden van deze acties zijn inloggen, formulieren invullen of uw privacy voorkeuren instellen. Het is mogelijk om jouw browser deze cookies te laten blokkeren, maar sommige delen van onze website werken mogelijk niet correct wanneer deze worden geblokkeerd.

Analytische cookies

Deze cookies worden gebruikt om statistische informatie over onze website te verstrekken. Ze worden gebruikt voor prestatiemeting en verbetering.

Deze categorie wordt ook wel Analytics genoemd. Activiteiten zoals het tellen van paginabezoeken, laadsnelheid van pagina's, weigeringspercentage en technologieën die worden gebruikt om toegang te krijgen tot de site zijn opgenomen in deze categorie.

Functionele cookies

We gebruiken deze cookies om de functionaliteit te verbeteren en personalisatie mogelijk te maken, zoals live chats, video's en het gebruik van sociale media.

Deze cookies kunnen worden ingesteld door onszelf of door onze externe serviceproviders, wiens digitale services we hebben toegevoegd. Als je deze cookies niet toestaat, werken sommige van deze functies mogelijk niet correct.

Tracking cookies

Trackingcookies worden gebruikt om een profiel van de websitebezoeker op te bouwen.

Op basis hiervan kan er bijvoorbeeld een aangepaste versie van de website getoond worden. Deze cookies volgen je surfgedrag waardoor je zelfs tijdens het surfen op andere websites, gepersonaliseerde aanbiedingen of advertenties kan ontvangen. Zo kan het voorkomen dat je een eerder bekeken webshop-artikel opnieuw ziet verschijnen op andere websites.

Vaak maken social sharing buttons in websites gebruik van tracking cookies. Indien je deze cookies niet toelaat is het mogelijk dat niet alle functionaliteiten van social media werken.

Links naar andere sites

De websites bevatten links naar websites van overheden en websites van organisaties en bedrijven uit de particuliere sector. Play & Sport stages vzw kan niet garanderen dat deze websites een privacybeleid naleven overeenkomstig de GDPR-regelgeving. We raden onze gebruikers aan dit zelf na te gaan door de respectievelijke privacy clausules te raadplegen die op iedere website moeten voorkomen. Play & Sport stages vzw raadt aan om de privacyverklaring van deze externe aanbieders na te lezen om een zicht te krijgen op wat deze partijen door middel van cookies doen met jouw (persoons)gegevens.

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

5. Verwerking gegevens sollicitanten

Om je kandidatuur te beoordelen gebruiken we de persoonsgegevens uit de documenten die je ons bezorgde. We analyseren je profiel en indien je op basis daarvan in aanmerking komt voor de aangeboden job, word je uitgenodigd voor testen/gesprek.

Tijdens deze proeven en gesprekken quoteren wij je prestaties en wordt een rankingmatrix opgemaakt. Na de selectietesten gebruiken we je persoonlijke gegevens om je in te lichten of je kandidatuur al dan niet weerhouden is. In geval van aanwerving zullen deze gegevens ook gebruikt worden om een arbeidscontract op te maken.

Alle gegevens die je ons toevertrouwt verwerken wij op een veilige manier met inzet van passende maatregelen en technologieën. Heb je na het lezen van dit overzicht nog vragen, kan je contact opnemen onze privacy officer via onderstaande contactgegevens:

Play & Sport stages vzw
t.a.v. Privacy Officer
Heidemolenbaan 75
2390 Malle
privacy@playsport.be

DOEL VAN DE GEGEVENSVERWERKING

Wij gebruiken je persoonlijke gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang voor verschillende doelen. Deze zijn:

je kandidatuur beoordelen (preselectie en tijdens de daaropvolgende testen)
je informatie verstrekken
het opstellen van een arbeidscontract bij eventuele aanwerving

Je kandidatuur beoordelen

Voor het beheer van je kandidatuur slaan we de volgende gegevens op in een elektronische fiche:

identificatiegegevens (naam, adres, telefoon, e-mail, …)
persoonlijke kenmerken (geboortedatum, gender, taal, …)
beroep en betrekking (huidige functie, opleiding, kwalificaties, …)
motivatiebrief
CV en rapport van de analyse van je kandidatuur ten opzichte van het gezochte profiel voor de aangeboden job.
quotering van de prestaties tijdens de selectieprocedure

Door het inzetten van deze gegevens kan Play & Sport stages vzw je kandidatuur beoordelen, de engagementen die daarin aangegaan worden waar maken en je daarnaast op de hoogte houden. In een aantal gevallen zijn niet alle onderdelen van informatie uit de lijst hierboven noodzakelijk om je kandidatuur te beoordelen.

Je informatie verstrekken

Om je te informeren over de evolutie van de lopende selectieprocedure gebruikt Play & Sport stages vzw je contactgegevens.

Daarnaast kan het interessant zijn je gegevens voor eventuele andere vacatures bij te houden. Als je niet wenst dat wij je gegevens bijhouden na afronding van de lopende sollicitatieronde, kan je dit aangeven tijdens de selectieprocedure. Deze keuze zal geen invloed hebben op de beoordeling van je kandidatuur.

Het opstellen van een arbeidscontract bij eventuele aanwerving

Indien jouw kandidatuur wordt weerhouden en er een overeenstemming is over de modaliteiten van de aanwerving, zal een contract opgesteld worden aan de hand van de reeds verstrekte persoonlijke informatie. Na ondertekening zal je selectiedossier opgenomen worden in je personeelsdossier.

BIJHOUDEN VAN JE GEGEVENS

Persoonsgegevens van sollicitanten worden verwijderd nadat de betreffende vacature werd ingevuld uiterlijk 1 (één) maand na het einde van de sollicitatieprocedure, of na een periode van 1 (één) jaar nadat de toestemming werd bekomen om sollicitanten te berichten omtrent toekomstige job opportuniteiten. Indien een arbeidsovereenkomst wordt gesloten, bewaren wij jouw persoonsgegevens gedurende maximaal 5 (vijf) jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst, behoudens andere wettelijk vastgestelde bewaringstermijnen.

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

6. Beveiliging van de opgeslagen gegevens (organisatorische en technische maatregelen)

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens Play & Sport stages vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze informaticaomgevingen. Waar passend wordt het 2-factor authentification systeem gebruikt;
Fysieke toegang tot gegevens wordt beperkt tot het strikt minimale;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
We beperken ons tot de noodzakelijke gegevens voor het uitvoeren van een verwerking;
We maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot je gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Onze informaticaomgeving bevindt zich in een van het internet afgeschermde omgeving, die met passende technologieën wordt beschermd (oa firewall)

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

7. Je rechten binnen GDPR

Je hebt recht van inzage van de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je mag hiervan ook een gratis kopie vragen, op voorwaarde dat de rechten van andere betrokkenen niet worden aangetast. Indien je om extra kopieën vraagt, dan rekenen wij jou een redelijke vergoeding aan gelijk aan de administratieve kost van het maken van deze kopieën.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer je gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt, indien dit wettelijk verplicht is, indien de Persoonsgegevens verkregen werden toen je nog minderjarig was of indien je jouw toestemming voor de op toestemming gebaseerde verwerking van persoonsgegevens intrekt. Er zijn echter bepaalde algemene uitsluitingen op het recht om te wissen. Die algemene uitsluitingen omvatten de gevallen waar verwerking noodzakelijk is voor het naleven van een wettelijke verplichting of voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : In de volgende gevallen heb je het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken:

voor het betwisten van de juistheid van jouw persoonsgegevens;
wanneer de verwerking onrechtmatig is, maar je niet wil dat de persoonsgegevens worden gewist; of
indien je bezwaar hebtt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, in afwachting van de verificatie van dat bezwaar.

Indien de verwerking op basis hiervan wordt beperkt, kunnen we jouw persoonsgegevens blijven opslaan. We zullen de gegevens echter slechts verwerken met jouw uitdrukkelijke toestemming voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims, ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon of om redenen van wezenlijk openbaar belang.

Tevens kun je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van je verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in onze mailings) en vanwege jouw specifieke situatie (namelijk jouw bijzondere persoonlijke omstandigheden).

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij.

In de mate dat de wettelijke basis voor onze verwerking van jouw persoonsgegevens jouw toestemming is, heb je het recht om deze toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking heeft evenwel geen invloed op het rechtmatig karakter van de verwerking die heeft plaatsgevonden voor de intrekking.

Op grond van zowel de Belgische als de Europese wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens heb je de hierboven beschreven rechten. Indien je van deze rechten gebruik wenst te maken, dien je ons een schriftelijk verzoek te sturen naar privacy@playsport.be.

Wij zullen je binnen een termijn van 1 (één) maand na ontvangst van het verzoek informeren over de actie die zal worden ondernomen. Deze termijn kan verlengd worden met maximaal 2 (twee) maanden indien het een complex verzoek betreft, in welk geval je binnen 1 (één) maand na het oorspronkelijke verzoek door ons over de redenen van deze vertraging wordt geïnformeerd. Indien wij besluiten geen gevolg te geven aan jouw verzoek, dan delen wij je binnen 1 (één) maand na ontvangst van het verzoek mee waarom het verzoek zonder gevolg blijft.

Je kan onze privacy officer contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag via onderstaande contactgegevens:

Play & Sport Stages vzw
t.a.v. Privacy Officer
Heidemolenbaan 75
2390 Westmalle
privacy@playsport.be

Wij behouden ons het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

Wijzigingen

Play & Sport stages vzw kan deze verklaring steeds wijzigen. De laatste versie is beschikbaar op de website. De laatste wijziging aan de tekst gebeurde op 17/09/2025.

Ben je op zoek naar meer informatie over een ander thema, kies dan voor de uitgebreide uitleg per thema op Privacy en algemene informatie.

PRIVACYVERKLARING VOOR MINDERJARIGEN

1. Wie zijn wij?

Play & Sport is een organisatie die verschillende activiteiten organiseert voor kinderen, jongeren en volwassenen. Ben jij op zoek naar iets leuk om te doen in je vrije tijd? Dan kan dat bij ons!

Deze website geeft jou al onze activiteiten weer en kan je een kijkje nemen in wat wij allemaal doen.

Heb jij nog andere vragen? Dan kan je altijd mailen naar info@playsport.be en wij helpen jou verder.

2. Wat doen wij?

Wij zorgen ervoor dat jij tijdens de vakanties een leuk kamp kan doen alleen, samen met je gezinsleden of met je vrienden en/of vriendinnen.

Via onze website kunnen jouw ouders of opvoedingsverantwoordelijke je inschrijven en dan weten wij dat jij komt.

3. Wat doen wij met jouw gegevens?

Dit is persoonlijke informatie. Dat wil zeggen je naam, je voornaam, je geboortedatum, je geslacht, of je op de foto mag, extra info etc.

Waarom hebben wij deze gegevens nodig?

Wij hebben deze gegevens nodig om te weten dat jij bij ons op kamp komt. Dan kunnen wij jou in een groep verdelen met andere kinderen met dezelfde leeftijd en weten wij of wij foto's mogen trekken. Misschien is er belangrijke info zoals bv. een allergie dat wij moeten weten en dan geven jouw ouders of opvoedingsverantwoordelijke dat aan ons door. Zo kunnen wij hier zeker rekening mee houden.

Hoe krijgen wij deze gegevens?

Jouw ouders of opvoedingsverantwoordelijken maken een profiel aan op onze website. Zij vullen jouw gegevens in bij de kinderen.

Waarom vragen wij deze gegevens aan jouw ouders?

Wij vragen deze gegevens aan jouw ouders omdat jij minderjarig bent. Dat wil zeggen dat je onder de 18 jaar bent. Zij zijn verantwoordelijk voor jou.

Hoe lang houden wij deze gegevens van jou bij?

5 jaar

Welke gegevens houden wij bij?

Wij houden je naam, je voornaam, je geboortedatum, je geslacht, je t-shirtmaat en of je op de foto wil bij.

Naar wie sturen wij deze gegevens?

Wij sturen deze enkel door naar onze websitebeheerder als er een technisch probleem is.

4. Wat zijn jouw rechten?

Er zijn verschillende rechten om jouw privacy te beschermen zodat andere mensen jouw persoonlijke gegevens niet krijgen.

Je mag altijd vragen wat wij over jou weten.
Als er iets niet klopt, dan mag je dit altijd naar ons sturen en passen wij het aan.
Wil je niet meer dat wij jouw persoonlijke informatie of sommige informatie gebruiken? Dat mag! Dan mag je ons een mailtje sturen of telefonisch contact opnemen en doen wij dat niet meer.
Wil je jouw persoonlijke informatie laten verwijderen? Ook dat mag! Dan mag je ons een mailtje sturen of telefonisch contact opnemen en wissen wij dat voor jou.

5. Cookies

Soms kom je op een website en verschijnt er een vraag om cookies te aanvaarden. Dit is ook zo wanneer je de website van Play & Sport bezoekt. Deze cookies zorgen ervoor dat automatisch informatie wordt opgeslagen zodat je een volgende keer dit niet opnieuw moet ingeven op onze website.

Weet je niet wat je moet doen? Je mag het ons altijd vragen via info@playsport.be of aan je ouders of opvoedingsverantwoordelijke.

6. Ik heb een vraag!

Heb je bepaalde vragen of problemen? Dan mag je met ons contact opnemen via privacy@playsport.be of stuur je ons een brief!

Play & Sport Stages VZW
t.a.v. Privacy Officer
Heidemolenbaan 75
2390 Malle